Deudas y facturas · GUÍA PRÁCTICA
Facturas impagadas: cómo documentar la deuda antes de reclamar
La factura importa, pero también el encargo, la entrega, el vencimiento y los pagos. Así puedes ordenar un expediente de cobro.
Una carpeta por operación
Tener una factura pendiente no significa tener ordenada la prueba de la deuda. La primera tarea es reunir los documentos que explican quién encargó el trabajo, qué se acordó, qué se entregó y qué queda por pagar. Para un negocio con varias operaciones, una carpeta por cliente y encargo suele ser más útil que un único archivo con facturas mezcladas.
1. Conserva la prueba del encargo
Busca el contrato, presupuesto aceptado, pedido o intercambio de mensajes que identifique la prestación. Comprueba que se puede relacionar con la persona o empresa a la que se pretende reclamar. Si el encargo fue verbal, detalla qué información existe para reconstruirlo sin inventar un documento que no se firmó.
2. Relaciona entrega y facturación
Añade albaranes, partes de trabajo, correos de entrega y otros justificantes disponibles. Señala las incidencias o reclamaciones que el cliente haya comunicado. No ocultarlas permite valorar desde el principio la posible oposición. La factura y la prueba de la prestación responden a preguntas diferentes.
3. Calcula el saldo con trazabilidad
Prepara una tabla con número de factura, concepto, vencimiento, importe, pagos y saldo. Si una factura de 1.000 euros tiene un abono de 200 y un pago de 300, la tabla debe reflejar esos movimientos antes de fijar la cantidad pendiente. El ejemplo solo ilustra la organización contable; otros conceptos necesitan una revisión específica.
4. Ordena las conversaciones de cobro
Conserva las solicitudes de pago, las respuestas, los reconocimientos y las propuestas recibidas. Anota si se ha pactado un aplazamiento y guarda el texto del acuerdo. Antes de un nuevo requerimiento, conviene revisar su contenido y cómo se acreditará la comunicación, así como la negociación previa cuando sea exigible.
La pregunta no es solo si puede demandarse
El monitorio tiene requisitos legales que deben contrastarse con la deuda y sus documentos. Además de la vía, pregunta por las objeciones previsibles, el coste de las actuaciones y las posibilidades de cobro según la información disponible. Ni una factura aislada ni una respuesta favorable permiten asegurar la solvencia del deudor.
Normativa de referencia
Textos consolidados del BOE consultados el 29 de octubre de 2026. El análisis de cada asunto requiere comprobar la redacción y el régimen aplicables.
Ley de Enjuiciamiento Civil: proceso monitorio ↗Negociación previa: LO 1/2025 ↗Esta guía contiene información general. No sustituye el estudio del contrato, los documentos y las circunstancias del asunto. Evita enviar documentación sensible por el primer mensaje.